Как организовать документооборот на выездных встречах и переговорах

На переговорах вне офиса приходится одновременно показывать расчеты, обсуждать условия сотрудничества, фиксировать договоренности и собирать подписи.

Если сотрудники регулярно работают с бумажными формами, можно заранее заказать печать папок-планшетов для документов: жесткая основа с зажимом удобна для заполнения анкет, актов и заявок без рабочего стола. Но одной папки недостаточно. Нужен понятный порядок подготовки, передачи и возвращения бумаг в офис.

Уточните цель встречи и состав комплекта

Для знакомства с потенциальным клиентом обычно достаточно презентации, коммерческого предложения и контактных данных. При согласовании сделки могут потребоваться проект договора, приложения, спецификация, реквизиты сторон. На выезде для осмотра объекта пригодятся акт, схема, перечень замечаний.

Перед поездкой выясните, какие вопросы участники вправе решить сразу, а какие потребуют согласования с руководством. Проверьте актуальность цен, дат и наименований. Особенно внимательно сверяйте номер версии договора: старый файл легко перепутать с исправленным, если оба называются почти одинаково.

Разделите бумаги по назначению

Собирать все листы в одну стопку неудобно. На встрече можно случайно вручить внутренние заметки вместо согласованного предложения или потерять подписанный экземпляр.

Удобно подготовить четыре группы:

• Для демонстрации. Презентации, образцы, расчеты, которые показывают собеседнику, но не обязательно оставляют у него.
• Для передачи. Каталоги, коммерческие предложения, памятки с контактами.
• Для подписания. Договоры, акты, приложения в нужном количестве экземпляров.
• Для внутренней работы. План переговоров, вопросы, заметки, сведения, которые не предназначены другой стороне.

Отделите эти группы вкладками или разными папками. Если в поездке участвуют несколько сотрудников, заранее назначьте ответственного за оригиналы.

Подберите принадлежности для работы вне офиса

Папка-планшет с зажимом удерживает листы на жесткой поверхности. Формат А4 подходит для большинства стандартных деловых бланков, А5 – для небольших анкет и записей. Если приходится часто доставать бумаги, проверьте усилие зажима и удобство смены страниц.

Для подписанных оригиналов лучше предусмотреть отдельное закрывающееся отделение: открытый планшет удобен при заполнении, но не заменяет защищенную сумку для перевозки. Возьмите запасные ручки, чистые бланки, стикеры для обозначения мест подписи. Не прикрепляйте наклейки непосредственно к документам, если это может повредить их или закрыть текст.

Подготовьте цифровые версии

Электронные копии пригодятся, если участник попросит отправить условия коллеге либо возникнет вопрос по приложению, которого нет в распечатанном комплекте. Сохраните файлы с понятными названиями, датами или номерами редакций. Желательно иметь доступ к ним без интернета, если площадка находится в зоне нестабильной связи.

Однако скан подписанного листа не всегда заменяет оригинал, а обычная пересылка файла не равнозначна надлежащему электронному подписанию. Способ оформления зависит от вида документа, закона и договоренностей сторон. Поэтому заранее уточните, какие материалы можно согласовать дистанционно, а какие нужно передать на бумаге.

Фиксируйте изменения во время переговоров

Когда собеседник предлагает поправить цену, срок или состав работ, записывайте конкретную формулировку, а не только общий смысл замечания. Отмечайте, кто должен проверить изменение и к какой дате дать ответ.

Не переделывайте подписываемый текст от руки без согласованного порядка внесения исправлений. Перед подписью проверьте, что обе стороны используют одинаковую редакцию, приложения приложены, страницы на месте, а подписанты имеют необходимые полномочия. Если решение пока предварительное, прямо обозначьте это в итоговых заметках.

Обеспечьте сохранность информации

В поездке легко оставить папку на столе переговорной или показать посторонним внутренние расчеты. Не держите конфиденциальные материалы открытыми в общественных местах. При передаче оригиналов фиксируйте, кому и когда они вручены, особенно если возвращение предусмотрено позднее.

Если формы содержат персональные данные, их сбор, хранение и передача должны соответствовать требованиям законодательства. Не собирайте лишние сведения «на всякий случай». Для цифровых копий используйте разрешенные компанией способы обмена, а не личные аккаунты сотрудников.

Закройте задачи после возвращения

Даже успешно проведенная встреча принесет мало пользы, если договоренности останутся только в блокноте сотрудника. После переговоров выполните несколько действий:

• Сверьте комплект. Убедитесь, что оригиналы, приложения и полученные материалы на месте.
• Зафиксируйте договоренности. Запишите решения, ответственных, сроки, открытые вопросы в принятой системе учета.
• Передайте документы. Направьте подписанные экземпляры ответственному подразделению, соблюдая порядок регистрации и хранения.
• Отправьте итоговое письмо. Перечислите согласованные действия и уточните вопросы, по которым еще ожидается ответ.

Для регулярных поездок полезно сохранить единый шаблон комплекта. Его будет проще обновлять перед следующими переговорами, не собирая каждый раз все заново.